Commissies en vrijwilligerstaken bij Ring Pass


Ring Pass is een vereniging die bijna volledig draait op vrijwilligers. Het lukt elk jaar weer om ruim 1400 hockey- en tennisleden bijna 12 maanden lang elke week te laten sporten in een gezellige en veilige omgeving. Dat kan alleen met de enorme inzet van heel veel leden, ouders en andere betrokkenen.

Welke taken er zijn en wat die commissies allemaal doen, lees je op deze pagina. Iedere commissie heeft een aanspreekpunt binnen het bestuur. 

Bestuur

Ring Pass Delft wordt bestuurd door een tijdens de Algemene Leden Vergadering gekozen bestuur. Leden van het bestuur zijn belast met de dagelijkse gang van zaken en verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van het meerjarige-beleid van de vereniging. Huidige functies binnen het dagelijks bestuur: voorzitter, vice-voorzitter, secretaris, penningmeester, bestuurder Hockey-zaken, bestuurder Sportiviteit & Respect.

Clubhuis Commissie

Verantwoordelijk voor de goede gang van zaken in het clubhuis en heeft tot taak de exploitatie van het clubhuis. Zij draagt tevens zorg voor activiteiten in en buiten het clubhuis. De activiteiten bij de toernooien worden georganiseerd in overleg met de betreffende commissies. Het geheel staat administratief en financieel onder supervisie van de penningmeester. De prijzen van de consumptieartikelen die in het clubhuis worden verkocht, worden vastgesteld door het bestuur.

Coaches voor Jeugdteams

Met mede manager/coach alle logistiek rondom team verzorgen en begeleiding van het team.

Communicatie Commissie

Verzorgt de interne en externe communicatie en PR voor de vereniging. Tot de taken horen onder meer: nieuwsberichten op de website, social media, de huisstijl, beheer en onderhoud van de website, PR en mediacontacten, vormgeving en productie van (digitale) flyers en posters, persberichten, fotografie.

Evenementen / Feest Commissie

Commissie die evenementen in verschillende leeftijdscategorieën faciliteert. Bestaat uit vertegenwoordigers van elke hockeycategorie. Beheert jaarlijkse evenementenplanning.

E- en F-jeugdtrainers en spelbegeleiders

Begeleiden van de 1e jaars F trainingen op zaterdagmiddag onder begeleiding van een hoofdtrainer en in samenwerking met andere ouder-trainers. Tijdsbesteding: 1,5 uur.

Gastvrouw/heer en wedstrijdtafel

Gastheer/vrouw achter de wedstrijdtafel op competitiedagen op zaterdag. Het ontvangen en informeren van bezoekende clubs over de te spelen wedstrijden van die dag en het checken van de ingedeelde scheidsrechters. Tijdsbesteding twee uur, gebeurt in toerbeurt, bijvoorbeeld 1 of 2 keer per maand.

Gevonden voorwerpen

Telefonisch/mail aanspreekpunt voor de gevonden voorwerpen. Tijdsbesteding: 1 maal per maand in het seizoen de gevonden voorwerpen opruimen.

Hockey Commissies en Topsport

Verantwoordelijk voor ontwikkeling en uitvoer van hockeytechnische beleid voor alle hockey commissies en lijnen in Ring Pass Delft: prestatiehockey (1e lijns teams en opleidingsteams), breedtehockey, jongste jeugd, senioren, trimhockey, zondag jeugdhockey. Elke lijn heeft een eigen commissie of lijn coördinator. Taken zijn onder meer: aanstellen trainers, ontwikkelen trainingen, opleiden jeugdtrainers, begeleiden en opleiden van teamcoaches, organiseren van informatieavonden, ontwikkelen hockeytechnisch beleid voor zaal en veldhockey. Selectie van de spelers voor 1e lijns en opleidingsteams.

Deze commissie behartigt ook de belangen van de topteams en opleidingsteams van de club. Jaarlijks wordt door het bestuur vastgesteld welke teams onder de Topsport teams vallen.

Hockey commissie Jongste Jeugd (HCJJ)

Coördinatie van alle organisatorische zaken rondom het hockey voor de Jongste Jeugd teams (F en E categorie). Ondersteuning van de technische commissie. Teamsamenstellingen in de Jongste Jeugd teams, aanstellen coaches en teambegeleiders en communicatie met ouders. Organiseren spelregelavonden en andere informatieavonden. Elke leeftijdscategorie heeft een eigen lijncoördinator in deze commissie. 

Kas Commissie

Een gezonde financiële huishouding is van groot belang voor de vereniging. De penningmeester maakt het financiële beleid en draagt zorg voor een helder financieel overzicht. Het is geld van de leden waarmee de club moet rondkomen. De commissie controleert ten minste eenmaal per half jaar het gehele beleid van de penningmeester en al hetgeen onder zijn verantwoordelijkheid door anderen wordt verricht. Tevens brengt zij eigener beweging of op verzoek van het bestuur advies uit m.b.t. beslissingen met belangrijke financiële consequenties. De commissie brengt op de algemene vergadering verslag uit van haar bevindingen.

Ledenadministratie

Het bijhouden en verwerken van mutaties van alle leden (zaterdag- en zondagjeugd, senioren/veteranen, trimhockeyleden). Inschrijvingsperiode voor de jeugd in het voorjaar organiseren en coördineren. Vragen van leden en potentiële leden (mail en telefonisch) beantwoorden.

LISA-Beheer en Ledenadministratie

Beheert ons Ledenadministratiesysteem (genaamd LISA), onze digitale infrastructuur en systeembeheer.Vraagbaak voor alle vrijwilligers die met 'LISA' werken. Beheer LISA autorisaties. 

Materialen Commissie

Verantwoordelijk voor het onderhouden en beheren van al het hockeymateriaal van de hockeyvereniging. De materiaal commissaris koopt voor Ring Pass alle materiaal in nodig voor de training (ballen, hesjes, pionnen) en voor de keepers (keepersoutfits). Zij doet de hockeycommissies voorstellen tot aanschaffingen en herstelwerkzaamheden, verzorgt het contact met onze leveranciers, maakt prijsafspraken en doet de bestellingen. Alle uitgaven behoeven de voorafgaande goedkeuring van de penningmeester. 

Medische Commissie

Organisatie en initiëren van diverse activiteiten op gebied van sport medische voorlichting. o.a EHBO avond, beheren EHBO koffers, AED apparaat, blessure preventieve en Fysiotherapeutische voorlichting en begeleiding van leden en teams.

 

Respect & Sportiviteit en DE LIJN van Ring Pass

Commissie ter bevordering van de sportieve en respectvolle mentaliteit en cultuur binnen Ring Pass Delft. Coördinatie van activiteiten in het kader van Sportiviteit en Respect en zichtbaarheid creëren op Ring Pass. Hierbij geholpen door de landelijke KNHB campagnes. Teams adviseren over sportief gedrag en opvolging en afhandeling van sportiviteit en respect incidenten door onze leden.

 

Scheidsrechter Commissie

Indelen scheidsrechters voor de wedstrijden op zaterdag of zondag voor veldhockey (zaalhockey valt er buiten). Begeleiden/opleiden van nieuwe scheidsrechters, coördineren scheidsrechterscursussen door middel van o.a. E-learning. Contacten met de arbitragecoördinatoren van KNHB districten.

 

Senioren Commissie (HCS)

Coördineren van alle organisatorische hockey zaken van de seniorenlijn (senioren, veteranen en trimhockeyers) met uitzondering van de prestatiehockey teams. Samenstellen van teams, overleg met aanvoerders, coaches en trainers. Overleg met voorzitter Hockey commissie, wedstrijdsecretaris senioren en scheidsrechters-indeler.

 

Sponsoring & Fondsenwerving

Deze commissie heeft tot doel het sponsorbeleid van de vereniging uit te voeren. Tot haar kerntaken behoren: het werven van nieuwe sponsors; het onderhouden van contacten de communicatie met bestaande sponsors; het maken van een sponsorjaarplanning en het vastleggen van sponsorcontracten, afspraken en tijdsplanning. Aanspreekpunt binnen de vereniging inzake sponsorzaken (bordsponsoring, kleding etc.).

 

Tenniscommissie

Het regelen en verzorgen van de tenniscompetitie, toernooien en wedstrijden. Behartigt de belangen van de leden die de tennissport beoefenen op Ring Pass Delft. 


Trainer Senioren of jeugdteam (doordeweeks)

Trainen van een senioren, jeugd of veteranen team 's avonds. Tijdsbesteding: naar wens: 1 of meerdere trainingen 

Trimhockey (HCS)

Onderdeel van de seniorencommissie. Administratie en organisatie van de trimgroepen (plaatsing). Daarnaast organiseren jaarlijkse trimhockeytoernooi en andere activiteiten voor de trimmers.

Tucht Commissie

De tuchtcommissie van Ring Pass Delft is door het bestuur belast met het onderzoeken van overtredingen en het opleggen van maatregelen. De tuchtcommissie is de bewaker van normen en waarden in de breedste zin, zowel binnen, als buiten het veld. Taken zijn onder meer de administratieve afhandeling van de straffen (rode en gele kaarten) die zijn opgelegd door de bond; Vooral leden met een met een juridische achtergrond zijn hier op z'n plek. 

Vrijwilligers Commissie

Registratie van vrijwilligers, opstellen functieomschrijvingen, contact houden met alle commissies over openstaande vacatures en het aanleveren van geschikte kandidaten voor vrijwilligersfuncties vanuit de database. Bijhouden vrijwilligersfuncties en vacatures. [email protected]  

Wedstrijdsecretaris Junioren

Inplanning van alle jeugd en jongste jeugd KNHB competitie wedstrijden op zaterdag, coördineren van afgelastingen en inhaalprogramma's. Beheer en begeleiding bij het digitale wedstrijdformulier. Contacten met KNHB district competitieleider. 

Wedstrijdsecretaris Senioren

Planning van alle KNHB competitiewedstrijden op zondag voor de senioren, coördineren van afgelastingen en inhaalprogramma's. beheer en begeleiding bij het digitale wedstrijdformulier. Contacten met KNHB district competitieleider.

Zaalhockey Coördinator / Commissie

De zaalcoördinator verzorgt de voorbereiding en organisatie van de zaalhockeycompetitie binnen Ring Pass. De voorbereiding vindt plaats in de maanden sept t/m nov. o.a. huren van de hockeyhallen, inschrijvingen van de teams, aanmelden KNHB, informatieavonden organiseren. De KNHB zaalcompetitie loopt van december tot ongeveer half februari; taken zijn dan o.a: afstemmen met de hockeycommissies, opening en sluiting blaashal, wedstrijdsecretariaat, aanspreekpunt voor de huurders en KNHB